【クラウドPBXとは？】クラウドPBXの仕組みやメリットを理解して、電話環境を改善しよう！

クラウドPBXとは、構内に置いていたPBX（Private Branch eXchange：構内交換機）をクラウド化し、インターネット上で通話・通信を行うことで、従来の電話環境を改善することができるサービスです。場所を選ばずに電話環境を構築できるほか、設定もWebブラウザやアプリケーション上で簡単に行うことがでる点が特長です。しかし、クラウドPBXといっても様々な機能があり、従来のPBXと比較してどんなメリットがあるのかわかりづらいのが難点です。

• クラウドPBXの仕組みや機能を知りたい
• 従来のPBXとクラウドPBXの違いを知りたい
• クラウドPBXを活用するメリットを知りたい

といったお悩みを抱えてはいないでしょうか？

本記事では、そんなお悩みを解決するためにクラウドPBXの基礎知識から従来のPBXとの違い、メリットを解説します。

クラウドPBXを導入する際にぜひご活用ください。

クラウドPBXの基礎知識

クラウドPBXとは、PBXをインターネット上から利用できるサービスのこと。クラウドPBXを活用することで場所を問わず、安価に電話環境を構築することが容易になりました。

ちなみにPBXはオフィスに設置するハードウェアのことで、電話を交換する役割を担います。つまり、外線を社内の複数の内線電話につなげたり、内線同士を相互接続します。

PBXはハードウェアを購入する必要があり、拠点ごとにPBXを設置する必要があります。また、回線の増減や設定、保守が切れた時の買い替えが必要でメンテナンスも業者に依頼しなければなりません。そのため、PBXの導入には大きなコストがかかります。

クラウドPBXでは、従来のPBX導入の障害となっていたコスト削減に寄与します。インターネットからサービスが提供されるため、ハードウェアを購入する必要がなく、拠点が分散していてもサービスを利用できるのが特徴です。また、回線の増減や設定もブラウザから行うことができ、自社でメンテナンスを行う必要はありません。

コストや運用面を考えても電話環境の構築にはクラウドPBXがオススメです。

PBXの種類

PBXはITの進歩により様々な技術を取り入れて進化してきました。進化の過程で登場したPBX、IP-PBX、クラウドPBXについて解説します。

PBX

最初に登場したPBXは、社内の内線同士を接続するのに外線を経由しなければならない課題を解決するために生まれました。PBXを利用することで外線を経由しなくて済み、内線同士の通話料金がかからなくなったのです。また、外線を複数の内線端末に対応させることも可能になりました。

しかし、従来の固定電話型であるPBXは比較的高価です。電話回線を利用しているため、拠点ごとにPBXを設置する必要があり、導入コストが高くつきます。また、回線の増減や設定には業者に依頼する必要があり、運用コストも大きくなりがちです。PBXには耐用年数があるため、保守が切れた後の買い替えに伴う選定や移行にもコストを意識しなければなりません。

IP-PBX

IP-PBXとは、IP電話機で外線通話や内線通話を中継するIP型PBXです。IP-PBXはネットワーク回線を利用して内線環境を構築できるため、電話機の増設や設定変更を業者に依頼しなくて済み、運用コストを削減できます。

また、インターネットがつながっていれば、IP-PBXを一拠点に導入するだけで拠点間での内線網を構築できます。CTI連携によりコンピューター上のアプリケーションと連携できるのも魅力の一つです。

しかし、IP-PBXはオフィスに設置する必要があるため、ハードウェアの購入や設置工事といった導入コストはかかります。

クラウドPBX

クラウドPBXとは、従来オフィス内に設置する必要があったPBXをインターネット経由で利用できるサービスです。インターネットがつながっていればPBX機能を利用できるので、従来のPBXやIP-PBXのようにハードウェアを導入する必要がありません。

また、クラウドPBXはサービス提供者がメンテナンスを行います。そのため、サービスのメンテナンスに時間を割かれることがなく、運用を意識する必要はありません。

クラウドPBXの機能

クラウドPBXはインターネットを活用することで従来のPBXよりも活用の幅が広がりました。クラウドPBXが備えている機能について解説します。

活用の幅が広がる基本機能

クラウドPBXでは、ダイヤルインや内線通話、保留、転送など従来のビジネスフォンで利用できる機能が備わっています。ビジネスフォンから乗り換える際も今まで使えていた機能が使えなくなることはありません。

むしろクラウドPBXを導入することで、場所を問わず内線で通話でき、保留や転送もモバイルフォンから利用できるようになります。

簡単スムーズな設定変更

事業所の移転や部署のレイアウト変更の際には電話環境の設定変更が必要です。従来のPBXでは業者に依頼する必要がありましたが、クラウドPBXを導入すればその必要はありません。ブラウザ上から番号の追加や削除、変更といった設定が簡単に変えられます。

顧客応対が効率化する便利機能

多くの顧客からの問い合わせに対応するためには、顧客応対を効率化しなければなりません。クラウドPBXには顧客応対を効率化する便利機能が搭載されています。例えば、IVR機能は顧客の問い合わせに応じて自動音声で応対し、適切なオペレーターに割り振ることでオペレーターの取り次ぎ時間を削減。また、オペレーターの担当部門ごとに着信を割り振れるグループ着信も顧客応対の効率化に寄与します。

コンピューター上で全て完結

インターネットを活用したクラウドPBXであれば、電話機を用意することなく、コンピューター上で電話業務が完結します。電話機の代わりとなるのがソフトフォンです。コンピューター上で発着信を行うことができ、ダイヤルしなくてもクリック一つで発着信を制御できます。また、クラウドPBXで忘れてはならないのがCTI機能です。CTI機能は、顧客の電話番号から顧客情報を検索し、コンピューター上に表示します。電話を取る前に相手がわかるので、顧客に応じた応対が可能です。

クラウドPBXと接続できる電話機の種類

クラウドPBXはインターネットを活用して様々な電話機と接続できます。クラウドPBXと接続できる電話機について解説します。

SIP端末

SIP端末とは、インターネットを介して電話を行うことができる端末のこと。よく使われているのがIP電話です。ビジネスフォンとは異なり、LANケーブルを接続することで電話をすることができます。従来のPBXでは電話回線を利用していたため、電話機の増設は業者に依頼する必要がありました。しかし、SIP端末ではLANケーブルの付け替えや設定を自社で行えます。

ソフトフォン

ソフトフォンとは、インターネットを介してコンピューター上での電話を可能とするソフトウェアです。従来のPBXでは実現できないインターネットを活用した電話環境を構築できます。電話機を購入する必要がなく、コンピューター上にソフトウェアをインストールするだけで使えるのが利点です。サービスによっては、ソフトフォン自体にCRMや通話録音といった機能が付加されています。さらにコンピューター上のアプリケーションと連携できるのも魅力です。

モバイルフォン（携帯電話）

クラウドPBXはフィーチャーフォンやスマートフォンにも対応。インターネットがつながれば利用できるので、社内だけに留まらず社外でも利用できます。モバイルフォンを内線化すれば、自宅でリモートワークも可能になり、活動の幅が広がります。

クラウドPBXを導入することで実現できること

クラウドPBXについて解説してきましたが、クラウドPBXを導入すると何が変わるのでしょうか？クラウドPBXを導入することで実現できることを解説します。

スモールスタートで電話環境を構築

クラウドPBXはスモールスタートに適しています。インターネットがあれば利用できるため、ハードウェアの購入といった導入コストが必要ありません。また、従来のPBXのように設置工事もいらないため、スピーディーに導入することが可能です。サービスによりますが、おおむね5営業日ほどでクラウドPBXを使い始められます。ベンチャー企業や新規事業を始める際にローリスク・ローコストでスモールスタートを切ることが重要です。

全国だけでなく海外拠点であっても簡単に電話環境を構築

クラウドPBXを導入すれば多拠点であっても電話環境の構築が容易です。従来のPBXでは拠点ごとにハードウェアを用意し、設置や配線に工事が必要でした。しかし、クラウドPBXはインターネットからサービスが提供されるので、場所を問わず利用できます。事業所の規模拡大やリモートワークの導入など拠点を分散させることも多々ありますが、クラウドPBXの導入が実現への近道です。

機動的な運用

クラウドPBXでは、ブラウザから簡単に番号の追加や削除、変更といった設定を変えられます。そのため、新規事業や事業所の移転といった状況に合わせた迅速な運用が求められるときに真価を発揮します。また、運用コストも利用状況に合わせて調節できるので、事業の状況に合わせて機動的な運用が行えます。

まとめ

電話環境の構築にはクラウドPBXがオススメです。インターネットがあれば使えるので場所を問わず利用でき、導入コストも抑えてスピーディーに導入できます。利用状況に応じて課金されるため、小規模から始めるスモールスタートにもうってつけです。

従来のPBXやIP-PBXについて費用面や運用面から比較してもクラウドPBXが最善と言えるでしょう。電話環境の構築や改善のためにクラウドPBXを検討する足がかりとなれば幸いです。

※「PBX」についてもっと知る
→クラウドPBXのメリットとデメリット、比較ポイントを徹底解説
→【事例付】ビジネスフォン環境をクラウドPBX・CTIで強化する方法とは？
→CTIについて学ぶ！仕組み・PBXとの違い・必要な機器は？
→外出先・在宅勤務・屋外の仮設電話設置も！クラウドPBXを使ったFMC「BIZTELモバイル」とは？
→【クラウドがおすすめ】PBX導入で可能になる「転送・保留」機能