アフターコロナの新常識！電話は固定電話からクラウドの時代へ｜今こそ⾒直しマストなオフィス電話の最新事情
コロナ禍で急速に広まった在宅勤務。アフターコロナの時代を迎え、在宅勤務とオフィス勤務を併用するハイブリッドワークへシフトする会社が増えていく中、どこでもオフィスと同じ電話環境を構築できる「クラウドPBX」が、注目を集めています。果たしてクラウドPBXを導入すると電話はどう変わるのか？オフィスの電話事情に詳しい、株式会社リンクBIZTEL事業部の土橋里紗が解説します。オフィス電話の変更を考えている方は必見です！
1.電話をクラウド化する企業が急増中！
―最近オフィスの電話を変更したいというお問い合わせが増えているそうですが、どういうお問い合わせが増えているのでしょうか。
オフィスにかかってくる電話をスマートフォンに転送できるように、電話システムを「クラウドPBX」に変更したいというご要望が増えています。PBXとはPrivate Branch eXchange（構内交換機）の略で、一つの電話回線を複数の電話機で共有できるようにする機器のことです。一人が通話中に電話がかかってきたら空いている電話機に振り分けたり、社内の電話を内線電話として使用できたりするのがPBXの役割です。これまでのオフィス電話は社内に電話回線を敷設し、物理機器のPBXを設置する「オンプレミス型PBX」が主流でした。
それに対してクラウドPBXは、社内に機器を置く代わりにクラウドサーバーを使う電話システムです。電話機との接続はアナログ回線ではなくインターネット回線を使用するので、会社にかかってきた電話をスマートフォンやパソコンで受けることができます。
そのため、オフィスに居なくても会社の電話が受けられるということで、緊急事態宣言が発令され、急きょ、在宅勤務に切り替えざるを得なかった2020年4月から5月にかけてお問い合わせが急増しました。その頃と比べるとオフィス出勤も増え、在宅勤務の頻度が減っているのでそろそろ落ち着くかと思っていたのですが、相変わらずクラウドPBXへのお問い合わせは多い状況です。
―働き方が変わり今後も在宅勤務はなくならないと考えて、クラウドPBXに切り替えようという会社が増えているということでしょうか？
そうですね。オンプレミス型PBXは基本的にオフィスに社員がいる状態で機能する電話システムなので、在宅勤務には向いていません。
緊急事態宣言によって多くの方が在宅勤務を経験し、オフィスにかかってくる電話が受け取れないのは不便だと気付いたという側面も大きいと思います。チャットツールやWeb会議が普及したことで、在宅でも問題なく仕事ができる環境が整ったのに、電話環境だけは変わっていない。在宅勤務に切り替えたときの状況を聞くと、会社の代表電話を留守番電話にしていたとか、特定の社員の携帯電話にすべて転送していた、当番制で必ず1人が出社していたというケースが結構ありました。その結果、取引先とのコミュニケーション不足や特定のメンバーに負担が偏ってしまうという問題が生まれました。
電話はまだまだ大切なビジネスツールですので、無くすことはできません。これから先のことを見据えて、どこにいても社内にいるときと同じように電話が使えるクラウドPBXに変更しようということで、検討が増えてきているのだと思います。
オフィスにかかってくる電話をスマートフォンに転送できるように、電話システムを「クラウドPBX」に変更したいというご要望が増えています。PBXとはPrivate Branch eXchange（構内交換機）の略で、一つの電話回線を複数の電話機で共有できるようにする機器のことです。一人が通話中に電話がかかってきたら空いている電話機に振り分けたり、社内の電話を内線電話として使用できたりするのがPBXの役割です。これまでのオフィス電話は社内に電話回線を敷設し、物理機器のPBXを設置する「オンプレミス型PBX」が主流でした。
それに対してクラウドPBXは、社内に機器を置く代わりにクラウドサーバーを使う電話システムです。電話機との接続はアナログ回線ではなくインターネット回線を使用するので、会社にかかってきた電話をスマートフォンやパソコンで受けることができます。
そのため、オフィスに居なくても会社の電話が受けられるということで、緊急事態宣言が発令され、急きょ、在宅勤務に切り替えざるを得なかった2020年4月から5月にかけてお問い合わせが急増しました。その頃と比べるとオフィス出勤も増え、在宅勤務の頻度が減っているのでそろそろ落ち着くかと思っていたのですが、相変わらずクラウドPBXへのお問い合わせは多い状況です。
―働き方が変わり今後も在宅勤務はなくならないと考えて、クラウドPBXに切り替えようという会社が増えているということでしょうか？
そうですね。オンプレミス型PBXは基本的にオフィスに社員がいる状態で機能する電話システムなので、在宅勤務には向いていません。
緊急事態宣言によって多くの方が在宅勤務を経験し、オフィスにかかってくる電話が受け取れないのは不便だと気付いたという側面も大きいと思います。チャットツールやWeb会議が普及したことで、在宅でも問題なく仕事ができる環境が整ったのに、電話環境だけは変わっていない。在宅勤務に切り替えたときの状況を聞くと、会社の代表電話を留守番電話にしていたとか、特定の社員の携帯電話にすべて転送していた、当番制で必ず1人が出社していたというケースが結構ありました。その結果、取引先とのコミュニケーション不足や特定のメンバーに負担が偏ってしまうという問題が生まれました。
電話はまだまだ大切なビジネスツールですので、無くすことはできません。これから先のことを見据えて、どこにいても社内にいるときと同じように電話が使えるクラウドPBXに変更しようということで、検討が増えてきているのだと思います。
2.メリットしかない“クラウドPBX”
―クラウドPBXはインターネット回線を使うということですが、どういうメリットがありますか？
お問い合わせで一番多いご要望が「会社にかかってきた電話をスマートフォンに転送したい」というものです。オンプレミス型PBXでも転送はできますが、基本的には1台のスマートフォンにしか転送できないケースが多いようです。クラウドPBXであればいろいろな転送設定ができるだけでなく、自動で留守電に切り替えたり、柔軟な対応ができるようになります。また『在宅でオフィスの電話対応をする＝モバイル端末を使う』というイメージが一般的だと思いますが、実はパソコンでも電話をうけたり、かけたりできることもぜひ知ってもらいたいですね。スマートフォン同士、パソコン同士はもちろん、スマートフォンとパソコン間でも内線電話が可能になるので、担当者が在宅勤務で不在のときにかかってきた電話も「担当者におつなぎします」と簡単に転送できます。これはクラウドPBXでなければできない新しい電話のスタイルです。
通話以外にもクラウドPBXならではの機能も充実しています。現在、BIZTELをご利用いただいているチームスピリットさんは、“インターネットとパソコンさえあれば仕事ができる環境構築”を実現するために導入されました。パソコンとスマートフォンの他に、FAXをPDF化し、メールで送受信できる「BIZTEL FAX」というサービスもご利用いただいています。今、チームスピリットさんの社内に設置しているのはコピー機だけという状態です。クラウドPBXを導入したことでオフィスでも自宅でも、場所にとらわれない働き方を実現でき、自由度が大きく変わったという評価をいただいています。
私たちの会社の別事業部で運営している「なかほら牧場」では「ACD」と呼ばれる着信を振り分ける機能を活用していました。電話の着信を特定の人にだけ回すのではなく、チーム内で順番に鳴らしていくことができるので、例えば、電話を取る回数が少なかった人に優先して着信を鳴らすように設定することも可能です。ACD機能によりメンバーで不公平のないように平準化した運用ができるようになります。
あとは「IVR」も人気の機能です。コールセンターに電話をすると、「○○をお問い合わせの方は1を、△△△の方は2を押してください」というガイダンスが流れますよね。その機能をオフィスでも活用することで、自分の業務とは関係ない電話を取り継がなくてもよくなるので、業務の効率化が図れます。「ACD」と「IVR」は元々コールセンター用に開発された機能ですが、BIZTELではテレワーク向けにこういった機能もご提供できます。
お問い合わせで一番多いご要望が「会社にかかってきた電話をスマートフォンに転送したい」というものです。オンプレミス型PBXでも転送はできますが、基本的には1台のスマートフォンにしか転送できないケースが多いようです。クラウドPBXであればいろいろな転送設定ができるだけでなく、自動で留守電に切り替えたり、柔軟な対応ができるようになります。また『在宅でオフィスの電話対応をする＝モバイル端末を使う』というイメージが一般的だと思いますが、実はパソコンでも電話をうけたり、かけたりできることもぜひ知ってもらいたいですね。スマートフォン同士、パソコン同士はもちろん、スマートフォンとパソコン間でも内線電話が可能になるので、担当者が在宅勤務で不在のときにかかってきた電話も「担当者におつなぎします」と簡単に転送できます。これはクラウドPBXでなければできない新しい電話のスタイルです。
通話以外にもクラウドPBXならではの機能も充実しています。現在、BIZTELをご利用いただいているチームスピリットさんは、“インターネットとパソコンさえあれば仕事ができる環境構築”を実現するために導入されました。パソコンとスマートフォンの他に、FAXをPDF化し、メールで送受信できる「BIZTEL FAX」というサービスもご利用いただいています。今、チームスピリットさんの社内に設置しているのはコピー機だけという状態です。クラウドPBXを導入したことでオフィスでも自宅でも、場所にとらわれない働き方を実現でき、自由度が大きく変わったという評価をいただいています。
私たちの会社の別事業部で運営している「なかほら牧場」では「ACD」と呼ばれる着信を振り分ける機能を活用していました。電話の着信を特定の人にだけ回すのではなく、チーム内で順番に鳴らしていくことができるので、例えば、電話を取る回数が少なかった人に優先して着信を鳴らすように設定することも可能です。ACD機能によりメンバーで不公平のないように平準化した運用ができるようになります。
あとは「IVR」も人気の機能です。コールセンターに電話をすると、「○○をお問い合わせの方は1を、△△△の方は2を押してください」というガイダンスが流れますよね。その機能をオフィスでも活用することで、自分の業務とは関係ない電話を取り継がなくてもよくなるので、業務の効率化が図れます。「ACD」と「IVR」は元々コールセンター用に開発された機能ですが、BIZTELではテレワーク向けにこういった機能もご提供できます。
―電話の機能というと転送と留守番電話くらいしか知らなかったのですが、こんなに機能があるんですね！驚きました。
電話がここまで便利になるというのはぜひ、皆さんに知ってもらいたいです。あと機能面だけではなく、自由に設定ができるのもクラウドPBXの大きな利点です。オンプレミス型PBXの場合、電話の管理はすべて専門の業者さんがするものだったので、例えば社内のレイアウト変更があって内線番号を変更する場合、その都度、コストがかかっていました。クラウドPBXではすべてブラウザで管理をするので、どこからでも担当者の手で内線番号の変更や音声ガイダンスの設定などができます。在宅のシーン以外でも、例えば台風で出社が難しいときは、自宅のパソコンからガイダンスを設定したり、転送設定を変更したりが可能になります。
さらにクラウドPBXは機器の設置や電話回線すら必要ないので老朽化や保守期間切れがありません。装置が必要ないので導入にあたっての初期費用もオンプレミス型PBXよりもぐっと抑えることができます。メンテナンス費用や保守費用が不要というのもメリットになるかなと思います。
―ここまでのお話を伺っているとクラウドPBXに変更しない理由が見当たらないのですが、まだクラウドPBXに変更していない会社が多いのはどうしてなのでしょう？
これまで電話は専門の業者に任せているケースがほとんどで、多くの方がクラウドPBXを知らないのが一番の要因だと思います。あとは知ってはいても、導入するには専門的な知識が必要なんじゃないかとか、難しそうだというイメージで二の足を踏んでいる方もいらっしゃいます。
例えば導入にあたって皆さんが不安に思っているのは「いまの電話番号がそのまま使えるか」と「大がかりな工事が必要なのではないか」という2つです。
電話番号は携帯電話と同じように番号ポータビリティがあるので、簡単に継続できます。工事に関して言うと、オンプレミス型PBXはアナログ回線なので会社にPBXを設置して、一台一台の電話機に電話線を通すので大がかりな工事が必要でした。皆さんそのイメージをお持ちなのですが、クラウドPBXはアナログ回線が必要ないので、会社に伺って工事をすることはありません。お客さまの要件にもよりますが、お申し込みをいただいてから10営業日ほどでご利用いただけます。この10日間というのもクラウドサーバー上での作業なので、電話の切り替え作業は、この日から電話を切り替えるという当日に10分ほどで終わります。
スマートフォンやパソコンの設定も簡単です。BIZTELなら、会社からBIZTEL対応のスマートフォンを支給することもできますし、より手軽に導入できるように手持ちのスマートフォンへアプリをインストールするタイプも利用できます。スマートフォンアプリは在宅でも通話品質が安定するタイプのサービスですのでお客様との会話でストレスを感じません。パソコンの場合はアプリタイプとブラウザで利用するタイプの２種類があります。ブラウザタイプはアプリのインストールさえ必要ないので、より便利だというお声をいただいています。
そういったこともまだまだ知られていないので、少しでも興味をもってもらえたら、ぜひ気軽にご相談いただければと思います。
電話がここまで便利になるというのはぜひ、皆さんに知ってもらいたいです。あと機能面だけではなく、自由に設定ができるのもクラウドPBXの大きな利点です。オンプレミス型PBXの場合、電話の管理はすべて専門の業者さんがするものだったので、例えば社内のレイアウト変更があって内線番号を変更する場合、その都度、コストがかかっていました。クラウドPBXではすべてブラウザで管理をするので、どこからでも担当者の手で内線番号の変更や音声ガイダンスの設定などができます。在宅のシーン以外でも、例えば台風で出社が難しいときは、自宅のパソコンからガイダンスを設定したり、転送設定を変更したりが可能になります。
さらにクラウドPBXは機器の設置や電話回線すら必要ないので老朽化や保守期間切れがありません。装置が必要ないので導入にあたっての初期費用もオンプレミス型PBXよりもぐっと抑えることができます。メンテナンス費用や保守費用が不要というのもメリットになるかなと思います。
―ここまでのお話を伺っているとクラウドPBXに変更しない理由が見当たらないのですが、まだクラウドPBXに変更していない会社が多いのはどうしてなのでしょう？
これまで電話は専門の業者に任せているケースがほとんどで、多くの方がクラウドPBXを知らないのが一番の要因だと思います。あとは知ってはいても、導入するには専門的な知識が必要なんじゃないかとか、難しそうだというイメージで二の足を踏んでいる方もいらっしゃいます。
例えば導入にあたって皆さんが不安に思っているのは「いまの電話番号がそのまま使えるか」と「大がかりな工事が必要なのではないか」という2つです。
電話番号は携帯電話と同じように番号ポータビリティがあるので、簡単に継続できます。工事に関して言うと、オンプレミス型PBXはアナログ回線なので会社にPBXを設置して、一台一台の電話機に電話線を通すので大がかりな工事が必要でした。皆さんそのイメージをお持ちなのですが、クラウドPBXはアナログ回線が必要ないので、会社に伺って工事をすることはありません。お客さまの要件にもよりますが、お申し込みをいただいてから10営業日ほどでご利用いただけます。この10日間というのもクラウドサーバー上での作業なので、電話の切り替え作業は、この日から電話を切り替えるという当日に10分ほどで終わります。
スマートフォンやパソコンの設定も簡単です。BIZTELなら、会社からBIZTEL対応のスマートフォンを支給することもできますし、より手軽に導入できるように手持ちのスマートフォンへアプリをインストールするタイプも利用できます。スマートフォンアプリは在宅でも通話品質が安定するタイプのサービスですのでお客様との会話でストレスを感じません。パソコンの場合はアプリタイプとブラウザで利用するタイプの２種類があります。ブラウザタイプはアプリのインストールさえ必要ないので、より便利だというお声をいただいています。
そういったこともまだまだ知られていないので、少しでも興味をもってもらえたら、ぜひ気軽にご相談いただければと思います。
3. 働き方に合わせて一緒に成長する電話
―オフィスの電話は今後クラウドPBXが主流になっていくのでしょうか？
そう思います。もともとは、在宅勤務に対応するためにという理由で、クラウドPBXの導入が急速に広がりました。でもコロナ禍が落ち着いてオフィス勤務も在宅勤務も両方できるハイブリッドワークになりつつあることで、場所を選ばずどこでもオフィスと同じ電話環境を実現するクラウドPBXの重要性が高まっています。在宅勤務だけではなく、オフィスを縮小してフリーアドレスにするといった変化にも柔軟に対応できます。
今後さらに働き方が変わっても、クラウドPBXはそのような変化に柔軟に対応ができるのが強みです。例えばBIZTELの場合、1年に2回のメジャーバージョンアップでトレンドやお客さまのニーズに合わせた機能追加や機能改善を行っています。どんな働き方にも対応できるクラウドPBXは間違いなくオフィス電話の主流になると思います。
―最後に今オフィスの電話をどうするか悩んでいる方へメッセージをお願いします。
世の中の流れとしてどんどんDXが進み、あらゆる業務のデジタル化が進んでいます。総務関連でいうと、労務システムや電子押印システム、ビジネスチャットが導入されて業務効率が大幅に改善された経験は皆さんあると思います。ただ電話に関しては、これまで『電話回線＋固定電話機』といったハードウェア的なイメージが強く、“電話のDX”という視点が生まれにくかったと思います。それがクラウドPBXを導入することで、簡単にデジタル化ができ、業務効率が大きく改善されます。BIZTELの場合は機能を自由に組み合わせてカスタマイズできるので、業務に合わせた電話システムを構築できます。ぜひ一度、クラウドPBXを候補として考えていただければ嬉しいです。
そう思います。もともとは、在宅勤務に対応するためにという理由で、クラウドPBXの導入が急速に広がりました。でもコロナ禍が落ち着いてオフィス勤務も在宅勤務も両方できるハイブリッドワークになりつつあることで、場所を選ばずどこでもオフィスと同じ電話環境を実現するクラウドPBXの重要性が高まっています。在宅勤務だけではなく、オフィスを縮小してフリーアドレスにするといった変化にも柔軟に対応できます。
今後さらに働き方が変わっても、クラウドPBXはそのような変化に柔軟に対応ができるのが強みです。例えばBIZTELの場合、1年に2回のメジャーバージョンアップでトレンドやお客さまのニーズに合わせた機能追加や機能改善を行っています。どんな働き方にも対応できるクラウドPBXは間違いなくオフィス電話の主流になると思います。
―最後に今オフィスの電話をどうするか悩んでいる方へメッセージをお願いします。
世の中の流れとしてどんどんDXが進み、あらゆる業務のデジタル化が進んでいます。総務関連でいうと、労務システムや電子押印システム、ビジネスチャットが導入されて業務効率が大幅に改善された経験は皆さんあると思います。ただ電話に関しては、これまで『電話回線＋固定電話機』といったハードウェア的なイメージが強く、“電話のDX”という視点が生まれにくかったと思います。それがクラウドPBXを導入することで、簡単にデジタル化ができ、業務効率が大きく改善されます。BIZTELの場合は機能を自由に組み合わせてカスタマイズできるので、業務に合わせた電話システムを構築できます。ぜひ一度、クラウドPBXを候補として考えていただければ嬉しいです。
